Funktion · Kundenportal

Kundenportal und Reparaturstatus online: dein Kunde sieht selbst, wie weit sein Gerät ist.

Das Kundenportal von RepairCockpit zeigt deinem Kunden den Reparaturstatus online: von „Angenommen“ bis „Abgeholt“, ob das bestellte Ersatzteil da ist und wann das Gerät voraussichtlich fertig wird. Er braucht dafür weder Konto noch Passwort – und du bekommst weniger Anrufe mit der Frage, ob das Handy schon fertig ist.

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Der Zugang

Wie kommt der Kunde auf seine Seite?

Jeder Kunde hat einen eigenen Link zu seinem Portal. Er steht in der Mail an den Kunden und als QR-Code auf seiner Karte, auf der Auftragsbestätigung und auf dem Geräteetikett: einmal scannen, fertig. Es gibt kein Konto und kein Passwort.

Die Seite erscheint in deinem Namen, mit deinem Logo und deiner Farbe. Oben fragt sie, ob der Kunde benachrichtigt werden will, wenn du ihm schreibst oder sein Gerät fertig ist: aufs Handy als Push-Nachricht, per E-Mail oder gar nicht. Persönliche Angaben und Rechnungen zeigt sie erst nach einer kurzen Prüfung, per Code an die hinterlegte E-Mail-Adresse oder mit den letzten vier Ziffern der Handynummer. So bleibt alles geschützt, wenn jemand den Link weitergibt.

QR-Code und Link, kein Konto
Dein Name, dein Logo, deine Farbe
Prüfung per Code oder Telefon-Ziffern

Das Kundenportal auf dem Handy: Benachrichtigung, Prüfung per Code und Auftragsstatus

Der Status

Was sieht der Kunde zu seinem Auftrag?

Zu jedem Auftrag eine Karte mit Auftragsnummer, Gerät und Status. Eine Leiste zeigt den Stand von „Angenommen“ über „Diagnose“ und „Reparatur“ bis „Fertig“ und „Abgeholt“, dazu steht das voraussichtliche Fertigdatum. Dauert eine Arbeit länger, erklärt ein Hinweis, dass sie mehr Zeit braucht und du dich meldest.

Wartet der Auftrag auf ein Ersatzteil, sieht der Kunde, ob es bestellt, teilweise oder schon da ist – ohne Teilename und ohne Preis. Einen Kostenvoranschlag gibt er hier mit einem Klick frei, Rechnungen lädt er als PDF oder bezahlt sie online, und mit deiner Werkstatt schreibt er im Chat.

Statusleiste und Fertigdatum
Ersatzteil bestellt oder da
Kostenvoranschlag, Rechnung, Chat

Online bezahlen und die automatische Nachricht bei jedem Statuswechsel gibt es ab Tarif Laden.

Das Kundenportal am Handy: Prüfung per Code oder letzte vier Ziffern der Handynummer, Auftrag mit Statusleiste von Angenommen bis Abgeholt und voraussichtlichem Fertigtermin

Schritt für Schritt

Wie nutzt dein Kunde das Kundenportal?

Link oder QR-Code bekommen Mit der Auftragsbestätigung, auf dem Geräteetikett oder per Mail erhält der Kunde den Link zu seiner Seite.
Seite öffnen Ohne Konto und Passwort. Gerät und Reparaturstand sieht er sofort.
Benachrichtigung wählen „Ja, aufs Handy“, „Per E-Mail“ oder „Nein danke“. Für Push auf dem iPhone führt die Seite durch das Ablegen auf dem Home-Bildschirm.
Kurz prüfen Für Rechnungen und persönliche Angaben bestätigt er per Code an seine E-Mail-Adresse oder mit den letzten vier Ziffern seiner Handynummer.
Status verfolgen Statusleiste, Fertigdatum und Teile-Stand zeigen, wie weit das Gerät ist.
Entscheiden und schreiben Kostenvoranschlag mit „Reparatur beauftragen“ oder „Ablehnen“ beantworten; Rückfragen laufen über den Chat.
Bezahlen und abholen Die Rechnung steht als PDF bereit und lässt sich ab Tarif Laden online bezahlen.

Welche Nachrichten bekommt der Kunde, und welche nicht?

Die Benachrichtigung gilt nur für den einen Auftrag: wenn du dem Kunden schreibst, wenn du etwas von ihm brauchst, wenn sein Ersatzteil da ist und wenn sein Gerät abholbereit ist. Keine Werbung, und ausschalten kann er sie jederzeit auf derselben Seite. Der Einwilligungstext steht direkt unter den Knöpfen.

Mit Einsendung

Schickt ein Kunde sein Gerät per Post ein, zeigt die Seite die Einsendeadresse und den Stand der Sendung von „gepackt“ über „unterwegs“ bis „angekommen“. Das Retourenlabel gibt es dort ebenfalls; Voraussetzung für die Einsendung ist Tarif Laden mit eigenem DHL-Geschäftskundenvertrag.

Was der Kunde nicht sieht

Interne Notizen und der Team-Chat bleiben bei dir. Zu den Ersatzteilen zeigt die Seite nur den Stand, nie Artikelnamen oder Einkaufspreise, denn die Seite öffnet jeder, der den Link hat. Persönliche Angaben und Rechnungen kommen erst nach der Prüfung.

Rückfragen ohne Telefon

Dein Kunde schreibt dir im Chat zu seinem Auftrag, du antwortest aus dem Auftrag heraus, und der Kunde bekommt – wenn er es will – eine Benachrichtigung. Das ersetzt keinen Anruf, wenn jemand anrufen möchte, aber es nimmt die vielen Anrufe, die nur nach dem Stand fragen.

Was zum Kundenportal gehört.

Kostenvoranschlag mit Freigabe

Der Kunde gibt den Preis auf seiner Seite frei.

Zum Kostenvoranschlag

Reparaturauftrag und Annahmeprotokoll

Der Auftrag, den dein Kunde auf seiner Seite verfolgt.

Zum Reparaturauftrag

Software für Handywerkstätten

Das Kundenportal im Handy-Alltag.

Zur Handywerkstatt-Software

Software für PC-Werkstätten

Das Kundenportal im Computer-Alltag.

Zur PC-Werkstatt-Software

Alle Funktionen

Vom Board bis zur Buchhaltung.

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Preise

Der Statuslink gehört zu jedem Tarif.

Zu den Preisen

Häufige Fragen

Fragen zum Kundenportal.

Muss sich mein Kunde registrieren?

Nein. Der Kunde kommt über den Link in der Mail oder den QR-Code auf seiner Karte hinein, ohne Konto und ohne Passwort. Für Rechnungen und persönliche Angaben bestätigt er kurz per Code an seine E-Mail-Adresse oder mit den letzten vier Ziffern seiner Handynummer.

Was sieht der Kunde im Kundenportal?

Seine Aufträge mit Status, voraussichtlichem Fertigdatum und Teile-Stand, den Kostenvoranschlag zum Freigeben, seine Rechnungen als PDF und den Chat mit deiner Werkstatt. Die Seite trägt deinen Namen, dein Logo und deine Farbe.

Wie bekommt der Kunde seinen Link?

Über die Mail an den Kunden und als QR-Code auf seiner Karte, auf der Auftragsbestätigung und auf dem Geräteetikett. Wer den Code scannt, landet direkt auf der Seite.

Welche Benachrichtigungen kann der Kunde bekommen?

Er wählt Push-Nachricht aufs Handy oder E-Mail und wird informiert, wenn du ihm schreibst, wenn du etwas von ihm brauchst, wenn sein Ersatzteil da ist und wenn sein Gerät abholbereit ist. Ohne Werbung, jederzeit abschaltbar. Die automatische Nachricht bei jedem Statuswechsel gehört zu den Automatiken ab Tarif Laden.

Funktioniert die Benachrichtigung auf dem iPhone?

Für Push-Nachrichten auf dem iPhone zeigt die Seite eine Anleitung, wie der Kunde sie auf den Home-Bildschirm legt. Wer das nicht möchte, wählt die Benachrichtigung per E-Mail.

Kann der Kunde online bezahlen?

Ja, eine offene Rechnung lässt sich auf seiner Seite online bezahlen; das gehört zu den Funktionen ab Tarif Laden. Das PDF der Rechnung steht in jedem Tarif bereit.

In welchem Tarif ist das Kundenportal enthalten?

Der Statuslink für den Kunden, ohne Anmeldung, gehört zu allen drei Tarifen, auch zu Start für 39 € im Monat. Online bezahlen und die automatische Nachricht bei jedem Statuswechsel kommen mit Laden (69 €) dazu. Alle Preise netto, monatlich kündbar; 30 Tage testest du kostenlos, ohne Zahlungsdaten.

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