Was gehört in ein Annahmeprotokoll?
Ein Annahmeprotokoll beweist, in welchem Zustand ein Gerät in die Werkstatt kam. In RepairCockpit besteht es aus fünf Teilen, die alle am Auftrag hängen. Wer zusätzlich eine Papiervorlage braucht, findet im Ratgeber den Annahmeschein für die Handyreparatur: Vorlage und was draufgehört als kostenloses PDF.
Zustand je Geräteart
Statt einer festen Liste für alle Geräte zeigt die Annahme die Kriterien, die zur Geräteart passen: „Gerät startet“, „Display intakt“, „Wasserschaden“ für alle, bei Notebooks zusätzlich „Scharnier in Ordnung“, „Tastatur vollständig“ und „Netzteil dabei“. Jedes Kriterium beantwortest du mit „Ja“, „Nein“ oder „N/A“; ein nicht geprüfter Punkt bleibt als „nicht geprüft“ sichtbar. Welche Kriterien es gibt und in welcher Reihenfolge, stellst du in den Einstellungen selbst ein.
Zubehör und Zugang
Zubehör wie SIM-Karte, SD-Karte, Hülle, Netzteil und Kabel kreuzt du an, alles andere schreibst du in ein Freitextfeld. Den Zugang zum Gerät hältst du als PIN, Muster oder Passwort fest oder vermerkst, dass er nicht angegeben wurde. Auf der Auftragsbestätigung steht der Code nicht im Klartext, nur dass einer hinterlegt ist.
Fotos und Unterschrift
Fotos vom Gerät tragen einen eingebrannten Zeitstempel. Der Kunde unterschreibt am Bildschirm oder auf dem Tablet-Aufsteller; ohne Unterschrift bleibt auf dem PDF eine Linie zum Handunterschreiben. Auf der Auftragsbestätigung stehen außerdem der Satz zur Beauftragung samt Verweis auf deine AGB, als Link oder als Text, und ein QR-Code führt den Kunden auf seine Verfolgungsseite.
Mehrere Geräte, ein Beleg
Bringt ein Kunde mehrere Geräte, legst du jedes weitere als „Weiteres Gerät für diesen Kunden“ an. Alle teilen sich eine Auftragsbestätigung, eine Unterschrift und einen Link.
Wer sieht was am Auftrag?
Der Team-Chat und die internen Notizen sind nur für dein Team sichtbar. Der Kunden-Chat ist als „Kunde sieht das“ gekennzeichnet. Mitarbeiter mit eigenem Zugang sehen ihre Aufträge, aber nicht Zahlen und Einstellungen; was sie dürfen, gibst du frei. Der Auftrag ist in jedem Tarif enthalten, von Start bis Betrieb.
