Annahmeschein für die Handyreparatur: Vorlage und was draufgehört

Wozu ein Annahmeschein?

Ohne Schein steht bei der Abholung Aussage gegen Aussage: Das Display war schon gesprungen, die Hülle war dabei, die Karte steckte noch drin. Der Annahmeschein ist deine Dokumentation und kein Misstrauensvotum gegen den Kunden. Er sorgt außerdem dafür, dass du in der Werkstatt alles hast, was du brauchst: einen erreichbaren Kunden, die IMEI zur eindeutigen Zuordnung, den vereinbarten Kostenrahmen und den Namen dessen, der das Gerät angenommen hat.

Die Vorlage ist ein Vorschlag aus der Praxis, kein amtliches Formular. Ändere sie so, dass sie zu deiner Werkstatt passt, und lass die rechtlichen Texte darin prüfen.

Was auf den Annahmeschein gehört

Zwei Punkte werden oft vergessen: die Uhrzeit der Annahme und ein Foto des Geräts vor der Reparatur. Beide kosten dich Sekunden und klären später viele Streitfälle.

Sperrcode und Daten auf dem Gerät

• Frage nur nach dem Code, wenn du ihn brauchst. Nach einem Display-Tausch oder einem Akku-Tausch testest du das Gerät, dafür ist der Code oft nötig. Viele Reparaturen gehen aber ohne.
• Gib dem Kunden eine Kopie ohne Code. Den Code auf der Kundenkopie zu schwärzen ist die einfachste Lösung. Bei einem Muster zeichnest du es in das Raster auf dem abtrennbaren Abschnitt.
• Trenne den Code vom Schein. Schreib den Code auf einen abtrennbaren Abschnitt oder einen eigenen Zettel, der beim Gerät bleibt und nur für den Techniker zugänglich ist. Nach der Abholung vernichtest du diesen Abschnitt, den Annahmeschein selbst bewahrst du auf, denn er ist dein Nachweis über den Zustand. Am besten entsperrt der Kunde selbst, dann brauchst du gar keinen Code.
• Halte die Datensicherung fest. Du kannst bei vielen Reparaturen nicht ausschließen, dass Daten verloren gehen. Vermerke, ob der Kunde gesichert hat und dass du auf das Risiko hingewiesen hast.

Mit dem Code hat man Zugriff auf alle Daten des Kunden. Deshalb sammelst du ihn nur, wenn du ihn brauchst, hältst ihn getrennt vom Schein unter Verschluss und löschst ihn, sobald er nicht mehr nötig ist (Datenminimierung und Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 Buchst. c und e DSGVO; angemessene Sicherheit, Art. 32 DSGVO). Name, Telefonnummer, E-Mail und gegebenenfalls der Code sind personenbezogene Daten. Werden sie bei der betroffenen Person erhoben, teilt der Verantwortliche ihr zum Zeitpunkt der Erhebung unter anderem seinen Namen und seine Kontaktdaten, die Zwecke und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, gegebenenfalls die Empfänger sowie die Speicherdauer und die Betroffenenrechte mit (Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO). Ein bloßer Hinweis auf die Website ist knapp, denn die Information gehört zum Zeitpunkt der Erhebung dazu. Praktisch heißt das: Aushang oder Kurzinfo direkt auf dem Schein (wer verantwortlich ist, wofür du die Daten brauchst, wo es mehr gibt, zum Beispiel per Link oder QR-Code). Das Kästchen im Schein hält fest, dass der Kunde die Information erhalten hat.

Was rechtlich dahintersteht

Eine Reparatur ist rechtlich in aller Regel ein Werkvertrag. Der Unternehmer schuldet die Herstellung des versprochenen Werkes, der Besteller die vereinbarte Vergütung, und Gegenstand kann auch die Veränderung einer Sache sein (§ 631 BGB). Daraus folgen für deinen Schein vier Punkte.

1. Der Preis

Eine Vergütung gilt als stillschweigend vereinbart, wenn die Herstellung des Werkes den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Ist die Höhe nicht bestimmt, gilt die übliche Vergütung (§ 632 Abs. 1 und 2 BGB). Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB). Willst du für den Kostenvoranschlag Geld, vereinbare es vorher und schreibe es auf den Schein. Die Vorlage hat dafür ein eigenes Feld. Mehr dazu im Artikel Kostenvoranschlag Vorlage.

2. Die Abholung

Der Besteller ist verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen (§ 640 Abs. 1 BGB), und die Vergütung ist bei der Abnahme zu entrichten (§ 641 Abs. 1 BGB). Bei einer Reparatur ist die Abholung des Geräts typischerweise der Moment der Abnahme. Halte Datum und Zustand deshalb fest, etwa mit einem Haken auf dem Schein oder in der Quittung.

3. Die Gewährleistung

Mängelansprüche verjähren bei einem Werk, dessen Erfolg in der Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache besteht, in zwei Jahren, und die Frist beginnt mit der Abnahme (§ 634a Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 2 BGB). Hast du einen Mangel arglistig verschwiegen, gilt die regelmäßige Verjährungsfrist (§ 634a Abs. 3 BGB). Bewahre den Annahmeschein mindestens so lange auf, wie Mängelansprüche noch geltend gemacht werden können.

4. Das Pfandrecht

Der Unternehmer hat für seine Forderungen aus dem Vertrag ein Pfandrecht an den von ihm hergestellten oder ausgebesserten beweglichen Sachen des Bestellers, wenn sie bei der Herstellung oder zum Zweck der Ausbesserung in seinen Besitz gelangt sind (§ 647 BGB). Gehört das Gerät nicht dem Kunden, etwa ein Firmenhandy, entsteht das Pfandrecht nicht. Was das für nicht abgeholte Geräte bedeutet, steht im nächsten Abschnitt.

Nicht abgeholte Geräte

Das Gerät bleibt Eigentum des Kunden. Dein Pfandrecht nach § 647 BGB gibt dir aber Sicherheit für deine Forderung. Auf ein gesetzliches Pfandrecht wie dieses sind die Vorschriften über das vertragliche Pfandrecht entsprechend anzuwenden (§ 1257 BGB). Wer daraus Geld holen will, muss das Verfahren des Pfandverkaufs einhalten:

• Der Pfandgläubiger darf verkaufen, sobald die Forderung ganz oder zum Teil fällig ist (§ 1228 Abs. 2 BGB).
• Der Verkauf ist dem Eigentümer vorher anzudrohen, mit dem Geldbetrag, wegen dem verkauft werden soll (§ 1234 Abs. 1 BGB).
• Er darf nicht vor Ablauf eines Monats nach der Androhung erfolgen (§ 1234 Abs. 2 BGB).
• Der Verkauf ist grundsätzlich im Wege öffentlicher Versteigerung zu bewirken (§ 1235 Abs. 1 BGB).

Das ist keine Anleitung zur Verwertung, sondern der Grund, warum Geräte nicht einfach nach einer Frist verkauft oder entsorgt werden dürfen. Hole dir Rechtsrat, bevor du das zum ersten Mal tust. Auf dem Schein hilft eine klare Abholfrist mit Benachrichtigungsweg, und schreibe vor jeder Erinnerung auf, wann du dem Kunden was mitgeteilt hast.

Ausgefülltes Beispiel

So könnte ein Schein für eine einfache Displayreparatur aussehen. Die Angaben sind frei erfunden.

Gibt es keinen Festpreis, trägst du stattdessen einen Kostenrahmen ein, zum Beispiel „ohne Rückfrage bis höchstens 110 € brutto“. Wird es teurer, meldest du dich vor dem Weiterarbeiten.

Papier oder digital?

Inhaltlich ist beides gleich. Auf Papier brauchst du zwei Exemplare, eines für den Kunden, eines für die Werkstatt, und einen Ort, an dem die Scheine mehrere Jahre sicher liegen (mindestens zwei, steuerlich sechs oder acht, siehe die Fragen unten). Ein digitaler Schein hängt am Auftrag, geht nicht verloren, trägt die Fotos mit Datum und ist bei der Abholung sofort zur Hand, wenn jemand nach dem Zustand fragt. Wichtig ist bei beiden, dass sich nachträglich nichts unbemerkt ändern lässt.

Häufige Fragen zum Annahmeschein