Reparaturpreis kalkulieren: So rechnet eine Werkstatt

Die Formel in einem Satz

Jede Reparatur setzt sich aus zwei Teilen zusammen: dem Ersatzteil und deiner Zeit. Dazu kommt die Umsatzsteuer. Als Formel:

Endpreis brutto = ( (Teile-Einkauf + Versand) × (1 + Aufschlag) + Arbeitszeit in Minuten ÷ 60 × Stundensatz ) × (1 + Umsatzsteuersatz)

• Teile-Einkauf plus Versand ist dein Einstandspreis netto: das, was das Teil dich bis ins Regal kostet.
• Aufschlag bezahlt das Risiko und den Aufwand rund um das Teil.
• Arbeitszeit mal Stundensatz bezahlt deine Zeit und alles, was dein Betrieb im Jahr kostet.
• Umsatzsteuer kommt zuletzt dazu. Sie gehört nicht dir.

Teile: Einstandspreis und Aufschlag

Der Einstandspreis ist der Netto-Einkaufspreis (als Kleinunternehmer der Brutto-Einkaufspreis, weil du keine Vorsteuer ziehst) plus alles, was das Teil bis zu dir kostet, vor allem Versand und Beschaffung. Rabatte und Skonto ziehst du ab. Auf diesen Betrag kommt der Aufschlag.

Der Aufschlag ist kein Gewinn. Er deckt, was sonst an dir hängen bleibt: Teile, die nicht passen oder defekt ankommen, die Zeit für Bestellung und Warenannahme, Lagerplatz, gebundenes Geld und Teile, die am Ende niemand mehr braucht. Wie hoch er sein muss, hängt von deinen Kosten ab. Eine feste Zahl wäre geraten.

Aufschlag und Marge sind zwei verschiedene Zahlen

Der Aufschlag bezieht sich auf den Einkaufspreis, die Marge auf den Verkaufspreis. Wer „30 Prozent verdienen“ sagt und 30 Prozent aufschlägt, verdient am Teil weniger, als er denkt:

Willst du 30 Prozent vom Teilepreis behalten, brauchst du rund 42,9 Prozent Aufschlag (1 ÷ 0,70 = 1,4286). Im Rechner gilt der Aufschlag auf Einkaufspreis plus Versand.

Arbeit: den Stundensatz aus deinen Kosten herleiten

Der Stundensatz ist kein Marktwert, den du abschreibst, sondern das Ergebnis einer Rechnung: Was muss dein Betrieb im Jahr einnehmen, geteilt durch die Stunden, die du wirklich abrechnen kannst? Die Zahlen unten sind ein Beispiel, kein Branchenwert. Setze deine eigenen ein.

Miete und Nebenkosten	14.400 €
Versicherungen, Software, Telefon, Internet	4.800 €
Werkzeug und Messgeräte (Abschreibung)	2.400 €
Fortbildung und Sonstiges	1.200 €
Unternehmerlohn (dein Gehalt)	36.000 €
Zuschlag für Gewinn und Rücklagen (10 %)	5.880 €
Das muss die Arbeitszeit im Jahr einbringen	64.680 €
Abrechenbare Stunden (180 Tage × 6 Stunden am Gerät)	1.080 h
Stundensatz netto: 64.680 € ÷ 1.080 h	59,89 €

Gerundet sind das 60 Euro netto je Stunde. Deshalb steht im Rechner 60 Euro als Startwert. Deine Zahl kann deutlich anders aussehen.

Der wichtigste Hebel ist die Zahl der abrechenbaren Stunden. Annahme, Beratung am Tresen, Telefon, Bestellungen, Buchhaltung und Urlaub bringen keinen Umsatz. Wer mit acht Stunden pro Tag rechnet, setzt den Stundensatz zu niedrig an. Beschäftigst du Mitarbeiter, kommen ihre Gesamtkosten und ihre abrechenbaren Stunden in dieselbe Rechnung.

Der Stundensatz ist ein Netto-Preis. Die Umsatzsteuer kommt erst am Ende dazu. Kunden zeigst du ihn mit Umsatzsteuer, siehe den Abschnitt zur Preisangabe.

Arbeitszeit: Minuten messen statt schätzen

Die Minuten sind die Zahl, bei der sich die meisten Werkstätten verschätzen. Miss eine Woche lang bei jeder Reparatur die Zeit von Öffnen bis Funktionstest, und rechne den Mittelwert je Reparaturart aus. Ein Display-Tausch am gleichen Modell dauert nach dem zehnten Mal nicht mehr so lang wie beim ersten.

Ein paar Regeln, die sich bewährt haben:

• Rechne in Viertelstunden oder Minutenblöcken, nicht in Sekunden.
• Plane einen Mindestpreis ein, der Annahme, Diagnose und Abholung abdeckt.
• Kalkuliere Pauschalpreise je Modell und Reparatur einmal durch, schreibe sie in die Preisliste und prüfe die Teilepreise regelmäßig neu.
• Diagnosezeit ist Arbeitszeit. Ob du sie berechnest, regelst du vorher mit dem Kunden. Mehr dazu im Artikel Kostenvoranschlag Vorlage.

Umsatzsteuer und Preisangabe

Die Umsatzsteuer beträgt für jeden steuerpflichtigen Umsatz 19 Prozent der Bemessungsgrundlage (§ 12 Abs. 1 UStG). Aus dem Netto-Preis wird so der Brutto-Preis: Netto mal 1,19.

Kleinunternehmer

Bist du Kleinunternehmer, ist dein Umsatz nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Dann weist du keine Umsatzsteuer aus, und der Netto-Preis ist dein Endpreis. Als Kleinunternehmer ziehst du aber auch keine Vorsteuer, denn die Umsatzsteuer im Einkauf ist für dich Kosten (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Trag Teile und Versand deshalb mit Umsatzsteuer ein, also brutto. Im Rechner wählst du dafür „Keine (Kleinunternehmer)“.

Preise gegenüber Verbrauchern

Wer als Unternehmer Verbrauchern Waren oder Leistungen anbietet oder mit Preisen wirbt, muss die Gesamtpreise angeben (§ 3 Abs. 1 PAngV). Der Gesamtpreis ist der Preis einschließlich der Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile (§ 2 Nr. 3 PAngV). Wird ein Preis aufgegliedert, ist der Gesamtpreis hervorzuheben (§ 3 Abs. 3 PAngV).

Für Preisliste, Aushang und Website heißt das: Die große Zahl ist der Brutto-Preis. Netto-Zeilen darfst du zusätzlich zeigen, dann aber nicht größer als den Gesamtpreis. Gegenüber Geschäftskunden zeigst du netto, Umsatzsteuer und brutto, wie auf jeder Rechnung. Nur netto zu werben ist erlaubt, wenn sich dein Angebot erkennbar nur an Unternehmer richtet. Netto-Preise im Laden oder auf einer allgemeinen Website sind gegenüber Verbrauchern unzulässig (§ 3 PAngV).

Für Werkstätten gilt außerdem § 12 PAngV: Die Preise deiner wesentlichen Reparaturen oder deine Stundensätze hängen als Preisverzeichnis im Laden aus und, falls vorhanden, im Schaufenster. Zeigst du Kunden einen Stundensatz, dann mit Umsatzsteuer. Netto rechnest du nur intern.

Runden: ,90 oder volle 5 Euro

Aus 109,18 Euro brutto wird in der Preisliste lieber 109,90 Euro oder 110 Euro. Runde dabei immer nach oben, sonst unterschreitest du deine Kalkulation. Die Rundungsdifferenz ist klein, der Preis lässt sich besser merken, und das ist eine Entscheidung für deine Preisliste.

Eines musst du dabei wissen: Auch die Rundung ist Teil des Brutto-Preises, also steckt auch in ihr Umsatzsteuer. Bei einem Endpreis von 109,90 Euro sind 17,55 Euro Umsatzsteuer enthalten (109,90 × 19 ÷ 119).

Zwei Beispiele

Beispiel 1: Display-Tausch

Das Display kostet 45,00 Euro netto im Einkauf, dazu 2,50 Euro Versand. Du schlägst 30 Prozent auf und rechnest 30 Minuten zu 60 Euro pro Stunde.

Teile: Einkauf 45,00 € plus Versand 2,50 €	47,50 €
Aufschlag 30 %	14,25 €
Teile mit Aufschlag	61,75 €
Arbeit: 30 Minuten zu 60 € je Stunde	30,00 €
Netto	91,75 €
Umsatzsteuer 19 %	17,43 €
Brutto vor Rundung	109,18 €
Rundung auf ,90 (nach oben)	0,72 €
Endpreis brutto	109,90 €

Beispiel 2: Akku-Tausch, mit und ohne Umsatzsteuer

Der Akku kostet 12,00 Euro netto, dazu 1,50 Euro Versand, Aufschlag 40 Prozent, Arbeitszeit 20 Minuten zu 60 Euro pro Stunde. Der Kleinunternehmer rechnet den Einkauf mit Umsatzsteuer, denn er zieht keine Vorsteuer.

	Mit 19 % USt	Kleinunternehmer
Teile: Einkauf plus Versand	13,50 €	16,07 €
Teile mit 40 % Aufschlag	18,90 €	22,50 €
Arbeit: 20 Minuten zu 60 €	20,00 €	20,00 €
Netto	38,90 €	42,50 €
Umsatzsteuer 19 %	7,39 €	0,00 €
Brutto vor Rundung	46,29 €	42,50 €
Endpreis nach Rundung auf ,90	46,90 €	42,90 €

So kommt die Spalte „Kleinunternehmer“ zustande: Einkauf 12,00 Euro plus 19 Prozent sind 14,28 Euro, Versand 1,50 Euro plus 19 Prozent sind 1,79 Euro, zusammen 16,07 Euro. Mit 40 Prozent Aufschlag werden daraus 22,50 Euro, mit der Arbeit 42,50 Euro, aufgerundet auf ,90 sind es 42,90 Euro. Ohne Vorsteuerabzug trägt der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer im Einkauf selbst, sein Preis liegt deshalb höher als der Netto-Preis des Regelsteuerzahlers.

Typische Fehler bei der Kalkulation

• Versand und Beschaffung vergessen. Sie gehören zum Einstandspreis, sonst zahlst du sie aus der eigenen Tasche.
• Aufschlag auf einen Brutto-Einkaufspreis. Rechne mit Netto-Einkaufspreisen. In einem Brutto-Preis steckt Umsatzsteuer, die du als Unternehmer mit Vorsteuerabzug zurückbekommst (§ 15 Abs. 1 UStG). Das gilt nur mit Vorsteuerabzug: Als Kleinunternehmer ziehst du keine Vorsteuer und rechnest mit den Brutto-Einkaufspreisen.
• Stundensatz ohne Unternehmerlohn und Rücklagen. Dann arbeitest du für die Betriebskosten, nicht für dich.
• Acht abrechenbare Stunden am Tag annehmen. Wer das tut, kalkuliert zu billig.
• Preise nicht nachziehen. Einkaufspreise ändern sich. Prüfe deine Preisliste in regelmäßigen Abständen gegen die aktuellen Einkaufspreise.
• Diagnose und Kostenvoranschlag verschenken. Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB). Willst du ihn berechnen, vereinbare es vorher.
• Gegenüber Verbrauchern nur netto werben. Der Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer muss die Hauptzahl sein.

Häufige Fragen zur Preiskalkulation