Differenzbesteuerung beim Handy-Ankauf nach § 25a UStG

Was ist die Differenzbesteuerung?

Normalerweise zahlst du Umsatzsteuer auf deinen Verkaufspreis und holst dir die Vorsteuer aus dem Einkauf zurück. Beim Ankauf gebrauchter Handys funktioniert das nicht: Eine Privatperson stellt dir keine Rechnung mit Umsatzsteuer aus, du kannst also keine Vorsteuer ziehen. Dafür gibt es die Sonderregel in § 25a UStG, die Differenzbesteuerung: Besteuert wird nur deine Marge.

Nach § 25a Abs. 3 UStG wird der Umsatz nach dem Betrag bemessen, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis übersteigt. Die Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage. Du rechnest sie deshalb aus der Differenz heraus, so beschreibt es der Anwendungserlass in Abschnitt 25a.1 Abs. 8. Der Steuersatz ist immer der allgemeine von 19 Prozent (§ 25a Abs. 5 Satz 1 und § 12 Abs. 1 UStG).

Die Regelung gilt von selbst, wenn ihre Voraussetzungen erfüllt sind (§ 25a Abs. 1 UStG). Du kannst bei jeder einzelnen Lieferung auf sie verzichten (§ 25a Abs. 8 UStG), außer wenn du die Gesamtdifferenz anwendest (siehe unten).

Wann darfst du die Differenzbesteuerung anwenden?

Drei Voraussetzungen nennt § 25a Abs. 1 UStG:

1. Du bist Wiederverkäufer. Das ist, wer gewerbsmäßig mit beweglichen körperlichen Gegenständen handelt. Der An- und Verkauf darf ein Teil- oder Nebenbereich deines Unternehmens sein (Abschnitt 25a.1 Abs. 2 UStAE). Eine Werkstatt, die nebenher Geräte an- und verkauft, zählt also dazu.
2. Der Einkauf war ohne Umsatzsteuer. Das Gerät wurde dir im Gemeinschaftsgebiet (innerhalb der EU) geliefert, und für diese Lieferung wurde Umsatzsteuer nicht geschuldet oder es wurde die Differenzbesteuerung vorgenommen.
3. Es ist kein Edelstein und kein Edelmetall. Für Handys und Zubehör spielt das keine Rolle.

Entscheidend ist, wie du eingekauft hast:

Bei Händler-Einkäufen lohnt der Blick auf die Rechnung: Der Händler darf die Differenzbesteuerung nur anwenden, wenn ihre Voraussetzungen vorlagen. Steht auf der Rechnung der Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ und keine Umsatzsteuer, hast du einen Hinweis, dass er § 25a angewendet hat. Bist du selbst Kleinunternehmer nach § 19 UStG, sind deine Umsätze steuerfrei, die Differenzbesteuerung brauchst du dann nicht.

So rechnest du: Beispiel mit Marge

Du kaufst ein gebrauchtes Smartphone von einer Privatperson für 200 Euro und verkaufst es für 320 Euro. Die Differenz von 120 Euro ist deine Marge. Die Umsatzsteuer steckt darin, du rechnest sie mit 19/119 heraus.

Einkaufspreis (Ankauf von einer Privatperson)	200,00 €
Verkaufspreis	320,00 €
Marge (Verkaufspreis minus Einkaufspreis)	120,00 €
darin enthaltene Umsatzsteuer: 120,00 € × 19 ÷ 119	19,16 €
Bemessungsgrundlage (Marge ohne Umsatzsteuer)	100,84 €

Zum Vergleich: Hättest du das Gerät mit Regelbesteuerung für 320 Euro verkauft, steckten 51,09 Euro Umsatzsteuer im Preis (320 × 19 ÷ 119), und du hättest keine Vorsteuer zum Gegenrechnen gehabt.

Reparaturkosten mindern die Marge nicht

Setzt du das Gerät vor dem Verkauf instand, zum Beispiel mit einem neuen Display für 60 Euro Teilekosten, ändert das die Marge nicht. Nach dem Anwendungserlass mindern Nebenkosten, die nach dem Erwerb angefallen sind, also nicht im Einkaufspreis stehen, zum Beispiel Reparaturkosten, die Bemessungsgrundlage nicht (Abschnitt 25a.1 Abs. 8). In unserem Beispiel bleibt es bei 120 Euro Marge, auch wenn du in das Gerät 60 Euro Teile gesteckt hast.

Verkauf mit Verlust

Verkaufst du ein Gerät unter dem Einkaufspreis, zum Beispiel für 250 Euro nach einem Ankauf für 300 Euro, ist die Bemessungsgrundlage null. Den Verlust von 50 Euro kannst du nicht mit der Marge eines anderen Geräts verrechnen und auch nicht in spätere Zeiträume mitnehmen (Abschnitt 25a.1 Abs. 11).

Einzeldifferenz oder Gesamtdifferenz

Die Rechnung oben ist die Einzeldifferenz: Du ermittelst die Marge für jedes Gerät einzeln. Bei Geräten, deren Einkaufspreis 750 Euro nicht übersteigt, darfst du stattdessen die Gesamtdifferenz wählen (§ 25a Abs. 4 UStG). Dann rechnest du über den ganzen Zeitraum: Summe aller Verkaufspreise des Zeitraums minus Summe aller Einkaufspreise des Zeitraums, daraus die Umsatzsteuer.

Summe der Verkaufspreise (12 in diesem Monat verkaufte Geräte)	2.850,00 €
Summe der Einkaufspreise aller in diesem Monat angekauften Geräte bis 750 € (auch der noch nicht verkauften)	2.100,00 €
Gesamtdifferenz	750,00 €
darin enthaltene Umsatzsteuer: 750,00 € × 19 ÷ 119	119,75 €

Bei der Gesamtdifferenz zählt der Ankauf in dem Zeitraum, in dem du ankaufst, nicht erst beim Verkauf. Viele Ankäufe in einem Monat drücken deshalb die Steuer dieses Monats; ist das Jahresergebnis negativ, ist die Bemessungsgrundlage null.

Die Regeln dazu stehen in Abschnitt 25a.1 Abs. 12 bis 14 des Anwendungserlasses:

• Die Gesamtdifferenz gilt einheitlich für alle Geräte mit Einkaufspreis bis 750 Euro. Du kannst sie nicht auf bestimmte Gerätearten beschränken.
• Geräte mit einem Einkaufspreis über 750 Euro rechnest du daneben nach der Einzeldifferenz.
• Geräte, die du endgültig nicht mehr verkaufen kannst, etwa nach einem Diebstahl, mindern die Summe der Einkaufspreise (Abs. 12).
• Ist die Gesamtdifferenz eines Besteuerungszeitraums negativ, ist die Bemessungsgrundlage null, und der Verlust zählt nicht im nächsten Zeitraum. Innerhalb desselben Besteuerungszeitraums kannst du negative und positive Voranmeldungszeiträume verrechnen. Besteuerungszeitraum ist das Kalenderjahr (§ 16 Abs. 1 UStG).
• Zwischen Einzel- und Gesamtdifferenz darfst du nur zu Beginn eines Kalenderjahres wechseln.
• Bei der Gesamtdifferenz kannst du nicht auf die Differenzbesteuerung verzichten (Abs. 21).

Welche Methode für dich besser passt, hängt von deinem Sortiment ab. Klär das mit deiner Kanzlei, bevor das Jahr beginnt.

Die Rechnung: Pflichtangabe und kein Steuerausweis

Bei der Differenzbesteuerung gelten zwei Besonderheiten (§ 14a Abs. 6 UStG):

• Die Rechnung muss die Angabe „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ enthalten.
• Die Umsatzsteuer darf nicht gesondert ausgewiesen werden. Das gilt auch, wenn du an einen anderen Unternehmer lieferst (Abschnitt 25a.1 Abs. 16). Weist du die auf die Differenz entfallende Steuer trotzdem aus, schuldest du sie zusätzlich zur Steuer nach § 25a.

Dein Kunde kann aus so einer Rechnung keine Vorsteuer ziehen, weil keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Das ist für Privatkunden egal. Will ein Firmenkunde Vorsteuer ziehen, kannst du bei der Einzeldifferenz auf die Differenzbesteuerung verzichten und regulär mit Umsatzsteuer abrechnen (§ 25a Abs. 8 UStG). Dann zahlst du aber Steuer auf den vollen Verkaufspreis.

Smartphone, gebraucht, Modell und Seriennummer	320,00 €
Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung (Differenzbesteuerung nach § 25a UStG)
Rechnungsbetrag, ohne Ausweis der Umsatzsteuer	320,00 €

Alles andere bleibt wie sonst (§ 14 Abs. 4 UStG): Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Gerät mit Modell und IMEI, Zeitpunkt der Lieferung und der Preis. Bis 250 Euro Gesamtbetrag gelten die erleichterten Angaben für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV); der Hinweis nach § 14a Abs. 6 UStG gehört trotzdem darauf.

Aufzeichnungen und Ankaufbeleg

Der Wiederverkäufer muss für jeden Gegenstand getrennt den Verkaufspreis, den Einkaufspreis und die Bemessungsgrundlage aufzeichnen (§ 25a Abs. 6 UStG, Abschnitt 25a.1 Abs. 17). Diese Aufzeichnungen führst du getrennt von den übrigen Aufzeichnungen.

Praktisch heißt das für jeden Ankauf einen Beleg mit:

• Datum und Zahlungsart,
• Name und Anschrift des Verkäufers (nach dem Anwendungserlass zu § 146 AO gehört der Name des Vertragspartners zur Einzelaufzeichnung),
• Gerät mit Modell und IMEI oder Seriennummer,
• Einkaufspreis,
• Unterschrift des Verkäufers.

Dazu kommt beim Verkauf der Verkaufspreis, damit sich die Marge je Gerät ausrechnen lässt. Aufzubewahren sind Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Bezahlst du den Ankauf bar, ist er außerdem eine Kassenausgabe, die du täglich erfasst. Wie das im Kassenbuch aussieht, steht im Artikel Kassenbuch in der Werkstatt führen.

Neuware, Inzahlungnahme, Garantie

Geht Differenzbesteuerung bei Neuware?

Das Gesetz fragt nicht, ob ein Gerät neu oder gebraucht ist, sondern wie du es eingekauft hast (§ 25a Abs. 1 Nr. 2 UStG). Neuware, die du von Großhändler oder Hersteller mit ausgewiesener Umsatzsteuer kaufst, kannst du nicht differenzbesteuert verkaufen: Du hattest ein Recht zum Vorsteuerabzug, also gilt die Regelbesteuerung (Abschnitt 25a.1 Abs. 1).

Der Anwendungserlass nennt die Gegenstände „Gebrauchtgegenstände“, weil sie nach der Verkehrsauffassung bereits „gebraucht“ sind. Ob ein original verpacktes, nie benutztes Gerät aus Privatbesitz darunter fällt, solltest du deshalb vorab mit deiner Kanzlei klären.

Altgerät in Zahlung nehmen

Nimmst du beim Verkauf eines Neugeräts ein Altgerät in Zahlung und zahlt der Kunde die Differenz, gilt als Einkaufspreis des Altgeräts sein tatsächlicher Wert, also der Wert, der bei der Preisberechnung zugrunde gelegt wurde (Abschnitt 25a.1 Abs. 10). Rechnest du das Altgerät mit 250 Euro an und verkaufst es später für 330 Euro, ist die Marge 80 Euro, die darin enthaltene Umsatzsteuer 12,77 Euro (80 × 19 ÷ 119). Das Neugerät rechnest du wie gewohnt ab.

Garantie und Gewährleistung

Die Differenzbesteuerung betrifft die Steuer, nicht deine Haftung gegenüber dem Kunden. Verkaufst du an Verbraucher, gelten die gesetzlichen Mängelrechte. Bei gebrauchten Waren darf die Verjährung vor Mitteilung eines Mangels nicht auf weniger als ein Jahr verkürzt werden, und das auch nur, wenn der Verbraucher vor der Vertragserklärung eigens informiert wurde und die Verkürzung im Vertrag ausdrücklich und gesondert vereinbart ist (§ 476 Abs. 2 BGB). Steuerlich ändert eine Garantie an der Marge nichts: Sie ergibt sich aus Verkaufs- und Einkaufspreis, und Reparaturkosten mindern die Bemessungsgrundlage nicht (Abschnitt 25a.1 Abs. 8).

Differenzbesteuerung buchen

Wie du die Geschäfte im Kontenrahmen abbildest, legt deine Kanzlei fest. Welche Kontonummern es dafür gibt, hängt vom Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und vom Buchungsjahr ab, denn die DATEV-Kontenrahmen ändern sich zum Jahreswechsel. Wir nennen hier deshalb keine Kontonummern. Die Logik ist bei jedem Kontenrahmen gleich:

• Beim Ankauf von Privat gibt es nichts, was du als Vorsteuer ziehen könntest.
• Die Umsätze nach § 25a trennst du von den regelbesteuerten Umsätzen (§ 25a Abs. 6 Satz 2 UStG), damit die Umsatzsteuer richtig herauskommt.
• Bei der Gesamtdifferenz wird die Steuer am Ende des Zeitraums aus der Gesamtdifferenz berechnet, nicht je Gerät.
• Barankäufe und Barverkäufe gehören ins Kassenbuch, Überweisungen auf das Bankkonto.

Die aktuellen Kontenrahmen veröffentlicht DATEV jedes Jahr zum Download (Quelle unten). Welche Konten du verwendest, bestätigt dir deine Kanzlei.

Häufige Fragen zur Differenzbesteuerung