TSE-Pflicht im Handyshop und in der Reparaturwerkstatt: Ab wann, für wen?

Was ist eine TSE und was schützt sie?

TSE steht für „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“. Das Gesetz beschreibt sie als Bauteil aus drei Teilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (§ 146a Abs. 1 Satz 3 AO). Das Prinzip ist einfach: Jeder Kassenvorgang wird beim Erfassen signiert und bekommt eine Transaktionsnummer. Löscht oder ändert später jemand einen Vorgang, fällt die Lücke auf. Das Bundesfinanzministerium (BMF) beschreibt genau das als Zweck: Manipulationen an den digitalen Grundaufzeichnungen sollen verhindert werden.

Zertifiziert wird die TSE vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), und die Zertifizierung muss fortlaufend aufrechterhalten werden (§ 146a Abs. 3 Satz 2 AO). Es gibt lokale TSE-Lösungen am Kassenrechner und TSE als Cloud-Lösung. Für eine Cloud-TSE ist laut BMF eine ständige Internetverbindung nötig. Eine TSE kann mehrere Kassen bedienen, du brauchst nicht pro Kasse eine eigene.

Wichtig für den Alltag: Die TSE ist kein Ersatz für eine Kasse. Sie hängt an einem Kassensystem und schützt dessen Vorgänge. Wer keine elektronische Kasse benutzt, hat auch keine TSE.

TSE-Pflicht: ab wann gilt sie?

Seit dem 1. Januar 2020. Die Anwendungsregel steht in Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO: § 146a AO gilt erstmals für Kalenderjahre nach Ablauf des 31. Dezember 2019. Das BMF fasst es in seinen FAQ so zusammen: Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte TSE verfügen.

Für ältere Registrierkassen, die sich nicht aufrüsten ließen, gab es eine Übergangsregel. Wer sie nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft hatte, durfte sie noch bis zum 31. Dezember 2022 nutzen (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO). Diese Frist ist abgelaufen. Auch eine nicht aufrüstbare Altkasse, die du erst nach dem 1. Januar 2020 gebraucht kaufst, darfst du laut BMF nicht nutzen.

Eine Pflicht, überhaupt elektronisch zu kassieren, wurde 2020 bewusst nicht eingeführt. Das BMF schreibt in seinen FAQ, der Gesetzgeber habe sich gegen eine Registrierkassenpflicht entschieden; jeder Unternehmer könne deshalb eine offene Ladenkasse verwenden. Genau diese Lücke soll der aktuelle Gesetzentwurf schließen (siehe unten).

Wer braucht eine TSE, wer nicht?

Kassensysteme und Software mit Kassenfunktion

Die Kassensicherungsverordnung nennt „elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen“ (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Eine Kassenfunktion hat nach dem Anwendungserlass jedes System, das dazu dienen kann, zumindest teilweise bare Zahlungen zu erfassen und abzuwickeln. Eine Kassenlade ist dafür nicht nötig. Dasselbe gilt, wenn du vor Ort Gutscheine oder Kundenguthaben als Zahlung annimmst (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 1.2).

Das gilt auch für Software, die mehr kann als kassieren. Das BMF schreibt in seinen FAQ: Hat ein Warenwirtschaftssystem ein Kassenmodul, ist die Anbindung einer TSE zwingend, sobald du das Kassenmodul nutzen kannst. Ein Rechnungsprogramm, in dem du Barzahlungen erfassen kannst, hat ebenfalls eine Kassenfunktion. Auf die tatsächliche Nutzung der Barzahlungsfunktion kommt es nicht an. Wenn deine Werkstattsoftware „Bar bezahlt“ buchen kann, solltest du mit dem Hersteller und deiner Kanzlei klären, wie das bei dir abgesichert ist.

Was keine TSE braucht

• Reine Buchhaltungsprogramme. Sie zählen nach § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme.
• Systeme ohne Barzahlung vor Ort. Das BMF nennt als Beispiel den Webshop: Wenn das System keine baren Zahlungsvorgänge vor Ort ermöglicht, braucht es keine TSE.
• Die offene Ladenkasse. Dazu gleich mehr.

Die offene Ladenkasse

Als offene Ladenkasse gelten nach dem Anwendungserlass eine summarische, rückwärts gerechnete Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne technische Hilfsmittel. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, stattdessen ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden. Dann gilt auch keine Belegausgabepflicht. Eine Rechnung schuldest du Geschäftskunden trotzdem (§ 14 UStG). Die Aufzeichnungspflichten nach § 146 AO bleiben bestehen: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Wie das in der Werkstatt aussieht, erklärt der Artikel Kassenbuch in der Werkstatt führen.

Für die Werkstatt heißt das: Die rückwärts gerechnete Tagesermittlung ohne Einzelaufzeichnung erlaubt das Gesetz nur beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Kunden, etwa Panzerglas an Laufkundschaft (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Reparaturen mit Annahme und Kundendaten zeichnest du auch mit offener Ladenkasse einzeln auf (Anwendungserlass zu § 146 AO, Nr. 2.2.6).

Mit einer elektronischen Kasse musst du auch den Warenverkauf an Laufkundschaft einzeln aufzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO).

Belegausgabepflicht: der Bon bei jedem Vorgang

Wer mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem kassiert, muss dem Kunden „in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang“ mit dem Vorgang einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO). Der Kunde muss ihn nicht mitnehmen, aber du musst ihn anbieten; nimmt er ihn nicht, darfst du ihn vernichten. Eine Bagatellgrenze gibt es laut BMF nicht.

Der Beleg muss nicht aus Papier sein. Mit Zustimmung des Kunden darf er elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden (§ 6 KassenSichV). Mindestens enthalten muss er:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Datum, Beginn und Ende des Vorgangs,
• Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung,
• die Transaktionsnummer,
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz,
• die Seriennummern von Kasse und TSE,
• den Prüfwert und den Signaturzähler.

Eine Befreiung ist die Ausnahme: Sie gibt es nur auf Antrag, nur beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen und nur aus Zumutbarkeitsgründen (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO, § 148 AO). Laut BMF sind die Kosten der Belegausgabe für sich allein keine sachliche Härte. Ein QR-Code auf dem Beleg ist aktuell nicht vorgeschrieben.

Kassenmeldung: Kasse und TSE beim Finanzamt melden

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem benutzt, muss dem Finanzamt melden, womit er kassiert (§ 146a Abs. 4 AO). Gemeldet werden Name und Steuernummer, Art der TSE, Art und Anzahl der Kassen, deren Seriennummer sowie Anschaffungs- und gegebenenfalls Außerbetriebnahmedatum. Die Meldung geht über „Mein ELSTER“, als Formular, als XML-Datei oder aus einer Software.

Die Fristen regelt das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024. Das Verfahren steht seit dem 1. Januar 2025 bereit. Kassen, die du vor dem 1. Juli 2025 angeschafft hattest, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Für jede Kasse, die du ab dem 1. Juli 2025 anschaffst, gilt die gesetzliche Frist: innerhalb eines Monats nach der Anschaffung, ebenso nach der Außerbetriebnahme. Gemietete oder geleaste Kassen gelten als angeschafft. Du meldest je Betriebsstätte, und bei jeder Meldung gehören alle Kassen dieser Betriebsstätte hinein.

Hersteller und Händler dürfen die Meldung unter bestimmten Voraussetzungen als Bevollmächtigte übermitteln. Verantwortlich für die rechtzeitige Meldung bleibst aber du. Wechselst du nur die TSE, weil das Zertifikat abgelaufen ist, besteht laut BMF derzeit keine Pflicht zur Mitteilung. Die Unterlagen über Anschaffung und Wechsel gehören in deine Verfahrensdokumentation. Eine Mitteilungspflicht beim TSE-Wechsel ist im aktuellen Gesetzentwurf vorgesehen.

Bußgeld und Kassen-Nachschau: was bei Verstößen droht

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht richtig schützt, handelt ordnungswidrig, wenn er vorsätzlich oder leichtfertig handelt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen. Die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO). Laut BMF kann sie verhängt werden, ohne dass es tatsächlich zu einer Manipulation oder Steuerverkürzung gekommen sein muss. Ein fehlender Beleg kann außerdem ein Indiz dafür sein, dass das System nicht richtig verwendet wird, und eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge haben.

Geprüft werden kann nicht erst bei der Betriebsprüfung, sondern auch bei der Kassen-Nachschau (§ 146b AO). Sie kommt ohne Ankündigung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, und prüft die Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sowie den ordnungsgemäßen Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems. Der Amtsträger kann verlangen, dass du Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle bereitstellst. Hat er Anlass, kann er ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Auch offene Ladenkassen unterliegen der Kassen-Nachschau, und der Amtsträger kann einen Kassensturz verlangen, also den Abgleich von Soll- und Ist-Bestand.

TSE-Pflicht ab 2027 oder 2028? Was geplant ist

Hinter „TSE-Pflicht ab 2027“ steckt keine neue TSE-Regel, sondern die geplante Kassenpflicht: Wer künftig bestimmte Umsätze erzielt, soll nicht mehr mit einer offenen Ladenkasse arbeiten dürfen, sondern eine elektronische Kasse mit TSE benutzen müssen. Der Weg dahin hat drei Stationen.

Was der Entwurf für deine Werkstatt bedeuten würde

• Du kassierst schon mit einem Kassensystem mit TSE: Die TSE-Pflicht ändert sich dadurch nicht. Neu wären ab 2028 die elektronische Belegbereitstellung statt der Papier-Belegausgabe und außerdem eine Mitteilungspflicht beim TSE-Wechsel.
• Du arbeitest mit einer offenen Ladenkasse und hast mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz: Nach dem Entwurf müsstest du ab 2028 auf eine elektronische Kasse mit TSE umstellen, wenn deine Barumsätze nicht unter etwa 12.000 Euro im Jahr liegen.
• Du liegst unter 100.000 Euro Jahresumsatz: Nach dem Entwurf gilt die Kassenpflicht für dich nicht. Die offene Ladenkasse bliebe erlaubt, und die Aufzeichnungspflichten bleiben, wie sie sind.

Wenn du ohnehin eine neue Kasse anschaffst, kaufe gleich ein System mit TSE-Anbindung. Dann bist du auf beide Fälle vorbereitet.

Checkliste für deine Werkstatt

1. Prüfe, womit du kassierst. Offene Ladenkasse, Kassensystem oder Software mit Kassenfunktion? Davon hängt alles ab.
2. Hast du ein Kassensystem, prüfe die TSE. Steht die Transaktionsnummer auf dem Beleg? Ist das Zertifikat der TSE noch gültig? Eine TSE darf nur so lange genutzt werden, wie alle BSI-Zertifizierungen und die kryptografischen Zertifikate gültig sind.
3. Prüfe die Kassenmeldung. Ist jede Kasse über „Mein ELSTER“ gemeldet, auch Leih- und Mietgeräte? Bei einer neuen Kasse läuft die Monatsfrist.
4. Lege Unterlagen ab. Die Unterlagen zu Anschaffung und Wechsel der TSE gehören in die Verfahrensdokumentation. Bei einem Ausfall der TSE hältst du Zeit und Grund fest.
5. Gib Belege aus. Biete jedem Kunden den Beleg an, Papier oder, mit Zustimmung, elektronisch.
6. Hast du eine offene Ladenkasse, führe sie täglich. Kassenbestand zählen, Kassenbericht schreiben, Einnahmen und Ausgaben am selben Tag erfassen, jede Reparatur einzeln mit Betrag, Leistung und Kunde aufzeichnen.
7. Behalte den Gesetzentwurf im Blick und frage deine Kanzlei, ob die 100.000-Euro-Grenze auf dich zutrifft.

Häufige Fragen zur TSE-Pflicht