Kassenbuch in der Werkstatt richtig führen: GoBD, Kassenbericht und Geldtransit

Brauche ich ein Kassenbuch?

Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung sagt es klar: Buchführungspflichtige Steuerpflichtige haben für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch zu führen, gegebenenfalls in der Form aneinandergereihter Kassenberichte. Wer seinen Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, kommt um tägliche Einzelaufzeichnungen nicht herum: Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt laut Anwendungserlass unabhängig von der Gewinnermittlungsart, und Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO). Ein förmliches Kassenbuch ist dann nicht vorgeschrieben, wohl aber eine geordnete Belegsammlung und ein Kassenbericht (Anwendungserlass zu § 146 AO, Nr. 3.2).

Ein Buch im Wortsinn musst du nicht führen. Die Grundaufzeichnungen sind nicht an ein bestimmtes System gebunden. Jedes System, das die einzelnen Geschäftsvorfälle fortlaufend, vollständig und richtig festhält, ist ordnungsgemäß (GoBD, Rz. 86). Das kann ein Heft mit nummerierten Belegen sein oder eine Kasse mit TSE. Entscheidend ist, was drinsteht und dass es sich nicht heimlich ändern lässt.

Das gilt für die offene Ladenkasse genauso wie für die elektronische Kasse. Der Anwendungserlass zur Kassen-Nachschau (§ 146b AO) betont: Die Kassensturzfähigkeit, also der Abgleich von Soll- und Ist-Bestand, ist ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jeder Form.

Was gehört ins Kassenbuch?

Spalten schreibt das Gesetz nicht vor, wohl aber den Inhalt. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen nach dem Anwendungserlass zu § 146 AO die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls unmittelbar nach seinem Abschluss. Aufgezeichnet wird nicht nur der Betrag, sondern auch der Inhalt des Geschäfts und der Name des Vertragspartners. Zeitnah aufzuzeichnen sind außerdem:

• der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel,
• der endgültige Einzelverkaufspreis,
• der Umsatzsteuersatz und der Steuerbetrag,
• vereinbarte Preisminderungen,
• die Zahlungsart,
• Datum und Zeitpunkt des Umsatzes,
• die verkaufte Menge.

Für die Werkstatt heißt das: eine Zeile pro Vorgang. Ein Reparaturauftrag ist dabei nicht dasselbe wie der Verkauf von Panzerglas an Laufkundschaft. Beim Warenverkauf an viele unbekannte Personen gegen Barzahlung entfällt die Einzelaufzeichnung nur, wenn du eine offene Ladenkasse benutzt. Für Dienstleistungen gilt die Erleichterung bei einer offenen Ladenkasse nach dem Anwendungserlass nur, wenn sich der Kundenkontakt im Wesentlichen auf Bestellung und kurzen Bezahlvorgang beschränkt. Einzelaufzeichnungen sind dagegen zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde Einfluss auf die Leistung nehmen kann. Bei einer Reparatur mit Annahme, Rückfragen und Abholung solltest du deshalb von Einzelaufzeichnung ausgehen.

Beleg	Text	Einnahme	Ausgabe	Bestand
–	Anfangsbestand			250,00 €
R-1042	Displaytausch, bar bezahlt	109,90 €		359,90 €
R-1043	Panzerglas, bar bezahlt	14,90 €		374,80 €
E-17	Büromaterial, bar bezahlt		12,60 €	362,20 €
E-18	Bareinzahlung bei der Bank (Geldtransit)		300,00 €	62,20 €

Mit diesem Tag rechnen wir im nächsten Abschnitt weiter: Endbestand 62,20 Euro.

Kassensturz und Kassenbericht am Tagesende

Am Abend zählst du die Kasse. Dieser gezählte Endbestand ist der Ausgangspunkt für den Kassenbericht. Aus ihm leitet der Anwendungserlass zu § 146 AO die Tageseinnahme ab. Er beschreibt die Rechnung für Betriebe, die ohne Einzelaufzeichnung arbeiten dürfen. Als Probe gegen dein Kassenbuch eignet sie sich genauso:

1. Du gehst vom gezählten Kassenendbestand des Geschäftstages aus.
2. Davon ziehst du den Kassenendbestand des Vortages ab.
3. Ebenfalls abgezogen werden Bareinlagen, die du per Eigenbeleg belegst.
4. Ausgaben und per Eigenbeleg nachgewiesene Barentnahmen rechnest du hinzu.

Gezählter Kassenendbestand heute	62,20 €
minus Kassenendbestand gestern	−250,00 €
minus Bareinlagen (Eigenbeleg)	0,00 €
plus Barausgaben (Büromaterial)	12,60 €
plus Geld, das die Kasse verlassen hat (Einzahlung bei der Bank)	300,00 €
Tageseinnahmen bar	124,80 €

Probe: 109,90 € plus 14,90 € aus dem Kassenbuch ergeben ebenfalls 124,80 €. Stimmen beide Zahlen nicht überein, hast du einen Fehler oder eine Kassendifferenz. Entnimmst du privat Geld, kommt dazu ein Eigenbeleg, ebenso bei Bareinlagen.

Gezählt wird, weil sich nur so Soll und Ist vergleichen lassen: Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit den Sollbestand mit dem Istbestand der Kasse vergleichen kann. Werden Einnahmen und Ausgaben ausnahmsweise erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet, ist das nur in Ordnung, wenn zwingende geschäftliche Gründe der Aufzeichnung am gleichen Tag entgegenstanden und sich aus den Unterlagen sicher entnehmen lässt, wie sich der Sollbestand entwickelt hat.

Stimmt Soll nicht mit Ist überein, korrigiere nie durch Überschreiben. Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Schreibe die Differenz als eigene Zeile auf und halte fest, was du über die Ursache weißt.

Zählprotokoll: Pflicht oder nicht?

Ein sogenanntes Zählprotokoll, also die Auflistung der genauen Stückzahl vorhandener Geldscheine und Münzen, ist nicht erforderlich. Das stellt der Anwendungserlass unter Verweis auf einen Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 16. Dezember 2016 (X B 41/16) fest. Er fügt aber an: Ein Zählprotokoll erleichtert den Nachweis des tatsächlichen Auszählens. Gerade bei einer Kassen-Nachschau, bei der der Prüfer einen Kassensturz verlangen kann, ist es ein günstiger Nachweis.

Schein oder Münze	Anzahl	Summe
20 €	2	40,00 €
10 €	1	10,00 €
5 €	2	10,00 €
2 €	1	2,00 €
10 Cent	2	0,20 €
Kassenendbestand		62,20 €

Praxistipp: Unter das Protokoll gehören Datum, Uhrzeit und der Name der Person, die gezählt hat.

Bar, Karte und Überweisung trennen

Das Kassenbuch ist für Bargeld da. Nach den GoBD verstößt es in der Regel gegen die Grundsätze von Wahrheit und Klarheit, bare und unbare Geschäftsvorfälle nicht getrennt zu verbuchen (Rz. 55). Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung ist nicht zu beanstanden, wenn die unbaren Tagesumsätze, etwa EC-Kartenumsätze, gesondert kenntlich gemacht sind und danach nachvollziehbar wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto umgetragen werden. Die Kasse muss dabei kassensturzfähig bleiben.

Die einfachere Regel: Kartenzahlungen und Überweisungen gehören gar nicht ins Kassenbuch. Für unbare Vorgänge halten die GoBD eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich, bare erfasst du täglich (Rz. 47 bis 50).

Geldtransit: Bargeld zur Bank bringen

Zahlst du Bargeld auf dein Geschäftskonto ein, ist das kein Umsatz und keine Ausgabe, sondern nur eine Umschichtung zwischen zwei eigenen Konten. Zwischen der Einzahlung in der Filiale und der Gutschrift auf dem Kontoauszug liegen oft ein paar Tage. Dafür gibt es in der Buchhaltung das Konto „Geldtransit“, ein Verrechnungskonto für Geldbewegungen zwischen eigenen Geschäftskonten. Lexware nennt in seiner Hilfe die Kontonummern 1360 und 1460, je nach Kontenrahmen.

Nach beiden Schritten steht das Konto Geldtransit wieder auf null. Steht dort zum Monatsende ein Rest, ist entweder noch Geld unterwegs oder eine Seite nicht gebucht. Beides gehört geklärt. Die Einzahlung aus der Beispielzeile oben (E-18) rechnest du im Kassenbericht wieder hinzu, weil das Geld die Kasse verlassen hat.

Kassenbuch in Excel oder in der Software

Eine Excel-Tabelle als Kassenbuch ist verbreitet, aber heikel. Die GoBD sagen: Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (Rz. 110). Spätere Änderungen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben (Rz. 111). Als geeignete Wege nennen die GoBD hardwaremäßige, softwaremäßige und organisatorische Maßnahmen, etwa Sicherungen, Sperren, Festschreibung, automatische Protokollierung, Versionierung oder Zugriffsberechtigungen.

Excel allein erfüllt das regelmäßig nicht. Eine Maßnahme muss Änderungen wirklich verhindern oder lückenlos sichtbar machen, ein Passwort, das du selbst kennst, reicht dafür nicht (die GoBD verlangen Maßnahmen, die die Unveränderbarkeit „gewährleisten“, Rz. 110). Praktisch heißt das: Kassenbuch auf Papier mit nummerierten Belegen oder eine Software, die festschreibt und protokolliert (siehe aber den Kasten zur TSE). Bei einer Kassenbuch-Software, die festschreibt und protokolliert, ist die Unveränderbarkeit eingebaut, und bei Einzelerfassung von Verkäufen gehört eine angebundene TSE dazu.

Kassen-Nachschau: worauf geachtet wird

Das Finanzamt prüft Kassen ohne Vorankündigung (§ 146b AO). Der Anwendungserlass zählt ausdrücklich auch offene Ladenkassen auf. Der Amtsträger darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten deine Geschäftsräume betreten, Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen verlangen und einen Kassensturz verlangen. Ob er das tut, entscheidet er nach Ermessen. Wirst du überrascht, helfen dir drei Dinge:

1. ein gezählter, aufgeschriebener Kassenbestand vom Vortag,
2. geordnete Belege zu jeder Zeile im Kassenbuch,
3. eine kurze Beschreibung, wie du kassierst und aufzeichnest (die GoBD nennen das Verfahrensdokumentation, Rz. 151 ff.).

Häufige Fragen zum Kassenbuch