Kostenvoranschlag für Reparaturen: Vorlage und was rechtlich gilt

Was ist ein Kostenvoranschlag in der Werkstatt?

Der Kostenvoranschlag ist die schriftliche Preisauskunft vor der Reparatur: Welche Leistungen und Teile sind nötig, und was kosten sie zusammen? Das Gesetz spricht vom Kostenanschlag und regelt ihn in zwei Vorschriften des Werkvertragsrechts, § 632 Abs. 3 und § 649 BGB. Eine Reparatur ist in aller Regel ein Werkvertrag: Der Unternehmer schuldet die Herstellung des versprochenen Werkes, der Besteller die vereinbarte Vergütung, und Gegenstand kann auch die Veränderung einer Sache sein (§ 631 BGB).

Das BGB schreibt keinen Kostenvoranschlag vor. Du erstellst ihn, wenn der Kunde den Preis vor der Reparatur wissen will, wenn der Aufwand schwer zu schätzen ist (etwa bei Wasserschäden oder bei einer Fehlersuche) oder wenn eine Versicherung ihn verlangt. Für einfache Standardreparaturen reicht oft eine Festpreisliste, die der Kunde bei der Annahme unterschreibt. Wie du solche Preise herleitest, steht im Artikel Reparaturpreise kalkulieren, die Annahme dokumentierst du mit dem Annahmeschein.

Ist ein Kostenvoranschlag kostenpflichtig?

Im Zweifel nein. Das Gesetz sagt es in einem Satz: „Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten“ (§ 632 Abs. 3 BGB). Die Formulierung „im Zweifel“ bedeutet, dass die Regel greift, wenn nichts anderes vereinbart ist. Für die Praxis folgt daraus:

• Vereinbare das Entgelt vorher. Der Kunde muss wissen, dass die Erstellung Geld kostet und wie viel, bevor du anfängst. Die Vorlage hat dafür ein eigenes Feld mit „kostenlos“ oder „Entgelt“.
• Sage, ob es verrechnet wird. Viele Werkstätten rechnen das Entgelt an, wenn der Kunde die Reparatur beauftragt. Das ist deine Entscheidung. Schreibe sie auf, damit es bei der Rechnung keine Überraschung gibt.
• Setze das Entgelt nicht ins Kleingedruckte. Ob eine vorformulierte Klausel in deinen AGB wirksam ist, hängt vom Einzelfall ab. Lass sie von einer Rechtsberatung prüfen.

Bei Geräten, deren Fehler du erst mit Aufwand findest, bietet sich eine feste Diagnose-Regel an: Du nennst vorab einen Betrag für die Fehlersuche, und der Kunde entscheidet danach, ob er repariert. Eine solche Pauschale vereinbarst du vorab ausdrücklich und hältst sie schriftlich fest, am besten im Annahmeschein.

Verbindlicher oder unverbindlicher Kostenvoranschlag?

Das Gesetz kennt die Begriffe „verbindlich“ und „unverbindlich“ nicht, es knüpft an eine andere Frage an: Hat der Unternehmer „die Gewähr für die Richtigkeit des Anschlags“ übernommen oder nicht (§ 649 Abs. 1 BGB)? Daraus ergibt sich die gängige Unterscheidung.

Die Vorlage hat deshalb zwei Kästchen: „unverbindlich (Schätzung)“ und „verbindlich (Festpreis, wir übernehmen die Gewähr für die Richtigkeit)“. Kreuze genau eines an. Ein Kostenvoranschlag ohne Aussage dazu lässt Raum für Streit.

Was gilt, wenn die Reparatur teurer wird?

Der häufigste Fall in der Werkstatt: Beim Öffnen des Geräts zeigt sich ein zweiter Defekt, oder ein Teil kostet mehr als gedacht. Das Gesetz regelt den Fall in § 649 BGB:

1. Anzeigepflicht: Ist eine wesentliche Überschreitung des Anschlags zu erwarten, hat der Unternehmer dem Besteller unverzüglich Anzeige zu machen (§ 649 Abs. 2 BGB). „Unverzüglich“ heißt: ohne schuldhaftes Zögern. Sage dem Kunden Bescheid, bevor du weiterarbeitest.
2. Kündigung: Kündigt der Besteller aus diesem Grund, steht dir bei einem Anschlag ohne Gewähr nur der Anspruch aus § 645 Abs. 1 BGB zu (§ 649 Abs. 1 BGB). Das ist ein der geleisteten Arbeit entsprechender Teil der Vergütung und der Ersatz der Auslagen, die in der Vergütung nicht enthalten sind.
3. Allgemeines Kündigungsrecht: Unabhängig davon kann der Besteller bis zur Vollendung des Werkes jederzeit kündigen (§ 648 BGB). Dann darfst du die vereinbarte Vergütung verlangen, musst dir aber ersparte Aufwendungen und anderweitigen Verdienst anrechnen lassen. Vermutet werden 5 Prozent der Vergütung für den noch nicht erbrachten Teil.

Was eine „wesentliche“ Überschreitung ist, sagt das Gesetz nicht. Eine feste Prozentgrenze steht nicht im Text, es kommt auf den Einzelfall an. Lege eine eigene Regel fest, die der Kunde im Kostenvoranschlag sieht, zum Beispiel: „Steigt der Preis um mehr als 10 Euro, melden wir uns, bevor wir weiterarbeiten.“ Das ist keine gesetzliche Grenze, sondern deine Vereinbarung mit dem Kunden. Sie gibt beiden Seiten einen klaren Maßstab.

Wichtig für den Alltag: Willst du einen vereinbarten Preis nachträglich erhöhen, brauchst du dafür die Zustimmung des Kunden. Die Änderung des Inhalts eines Schuldverhältnisses erfordert einen Vertrag zwischen den Beteiligten (§ 311 Abs. 1 BGB). Frage deshalb vor dem Weiterarbeiten nach, am besten so, dass du die Antwort festhalten kannst.

Was in den Kostenvoranschlag gehört

Ein gesetzliches Formular mit Pflichtfeldern gibt es nicht, aber diese Angaben schützen dich. Die Liste folgt aus den Regeln oben und aus der Preisangabenverordnung (der Gesamtpreis gegenüber Verbrauchern ist vorgeschrieben, § 3 PAngV). Die Felder der Vorlage entsprechen ihr.

Freigabe festhalten: so beweist du, was vereinbart war

Ein Kostenvoranschlag, den niemand bestätigt hat, ist bei Streit wenig wert. Halte deshalb fest, wer ihn wann und auf welchem Weg freigegeben hat. Das geht auf Papier mit Unterschrift im Laden, per Antwort auf deine E-Mail oder digital auf einer Seite, auf der der Kunde annimmt oder ablehnt. Wichtig sind zwei Dinge:

• Teilfreigabe zulassen. Manchmal will der Kunde nur das Display tauschen lassen und den Akku nicht. Die Vorlage hat dafür eine eigene Zeile.
• Ablehnung dokumentieren. Wenn der Kunde ablehnt, bekommt er sein Gerät zurück. Vermerke, wann und wie das geschehen ist, sowie ein vereinbartes Entgelt für den Kostenvoranschlag oder die Diagnose.

Wartet der Kunde mit der Antwort, hilft eine Erinnerung. Denn jeder Tag, den das Gerät bei dir liegt, kostet Platz und Aufmerksamkeit.

Ausgefülltes Beispiel

So könnte ein verbindlicher Kostenvoranschlag für einen Displaytausch aussehen. Die Angaben sind frei erfunden.

Bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag, etwa nach einem Wasserschaden, kreuzt du stattdessen „unverbindlich (Schätzung)“ an, trägst eine Spanne in die Positionen ein und schreibst das vereinbarte Entgelt ins Feld, zum Beispiel „25,00 € brutto, vorher vereinbart, wird bei Auftrag verrechnet“.

Häufige Fragen zum Kostenvoranschlag